Was kostet eine KI-Schulung für Mitarbeitende 2026?

Zwischen „kostenloser Video-Kurs" und „1.295 Euro pro Person und Tag" liegt alles, was der Markt anbietet. Hier stehen die echten Preise, die versteckten Kosten und eine Rechnung für 25, 50 und 200 Beschäftigte.

Die fünf Formate und ihre Preise

Zertifikats-Klickkurse. Seit Art. 4 gilt, ist ein eigener Markt entstanden: Selbstlernkurse mit 45 bis 90 Minuten Lernkarten oder Video, einem Quiz und einem PDF-Zertifikat mit QR-Code, ab 1 bis 2 € je Person bei Großabnahme, meist 10 bis 70 €. Für die Dokumentation reicht das formal, und für Belegschaften, die KI kaum anfassen, ist es ein vertretbarer Anfang. Was dort nicht passiert: Niemand fragt zurück, niemand übt an einem echten Fall, und wer das Quiz zweimal rät, hat auch ein Zertifikat. Wer damit wirbt, die Pflicht sei „in 90 Minuten erledigt", verkauft Ablage, keine Kompetenz.

Kurze Live-Webinare zur Schulungspflicht. Ein bis drei Stunden live, oft mit Test und Teilnahmebescheinigung, zwischen rund 40 und 260 € je Person oder als Pauschale um 950 € für ein Team bis 25. Ehrlich betrachtet die kleinste Live-Einheit, die die Pflicht abdeckt. Prompting, ein eigener Assistent oder Übung am Arbeitsalltag passen in 90 Minuten nicht hinein.

Offene Akademie-Seminare. Ein Tag, ein Trainer, 8 bis 20 Fremde im Raum oder im Videocall. Die Preise sind öffentlich und liegen fast überall zwischen 549 und 1.295 € netto je Person. Für eine einzelne Führungskraft, die schnell einen Überblick will, ist das in Ordnung. Für 40 Beschäftigte sind es 24.000 bis 52.000 €, und die Leute sitzen an vierzig verschiedenen Terminen in vierzig verschiedenen Gruppen.

Inhouse-Workshops. Ein oder zwei Trainer*innen kommen ins Haus oder in den Videocall, Inhalt nach Eurem Zuschnitt, nur Euer Team. Der sichtbare Marktkorridor liegt bei 2.200 bis 3.600 € netto je Tag; die großen Anbieter veröffentlichen keine Inhouse-Preise, der Markt ist also nach unten verzerrt. Der Preis hängt nicht an der Kopfzahl, deshalb ist das Format ab etwa 15 Personen mit gemeinsamen Themen unschlagbar und darunter teuer. Synnous rechnet Inhouse ab 2.800 € netto je Ganztag.

Video-Kurse und Lernplattformen. Von kostenlos bis rund 350 € je Nutzer*in und Jahr (LinkedIn Learning, umgerechnet). Der Preis ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass die meisten Kurse nach dem zweiten Kapitel niemand mehr öffnet, dass niemand Rückfragen stellen kann und dass eine „Teilnahmebestätigung" für ein durchgeklicktes Video als Nachweis nach Art. 4 EU AI Act wenig taugt.

Offene Live-Schulungen in gemischten Runden. Das Format zwischen Akademie und Inhouse: echt live, feste Termine, mehrere Firmen in einer Runde, Preis je Kopf. Die KI Business School GO kostet 190 € netto je Person für vier Live-Sessions à 90 Minuten, ab 15 Plätzen 140 €, mit Nachweis über die KI-Kompetenzschulung nach Art. 4. Der Preis kommt zustande, weil dieselbe Trainerzeit auf viele Unternehmen verteilt wird, nicht weil weniger drin wäre.

Die Kosten, die in keinem Angebot stehen

Zwei weitere Posten tauchen selten auf:

• Die Abbruchquote. Bei Video-Kursen liegt sie hoch, und jede angefangene, nicht beendete Lizenz ist bezahlt und wirkungslos. Ein fester Termin mit zwei Menschen vorne hat diese Quote nicht, weil der Kalender sie verhindert.
• Die fehlende Dokumentation. Eine Schulung, von der es keinen Beleg je Person gibt, existiert für eine Aufsichtsbehörde oder ein Gericht nicht. Wer nachschulen muss, zahlt zweimal.

Der günstigste Kurs ist der, den alle zu Ende machen und der hinterher belegbar ist. Alles andere ist ein Preis, kein Wert.

Rechenbeispiel: 25, 50 und 200 Beschäftigte

Alle Zahlen netto, nur die Seminarkosten, ohne Ausfallzeit. Für die Akademie ist der Mittelwert von 890 € angesetzt, für Inhouse 2.800 € je Tag mit höchstens 20 Personen je Gruppe.

• 25 Beschäftigte. Akademie: rund 22.000 €. Inhouse: zwei Tage, 5.600 €. GO: 25 × 140 € = 3.500 €.
• 50 Beschäftigte. Akademie: rund 44.500 €. Inhouse: drei Tage, 8.400 €. GO: 50 × 140 € = 7.000 €, verteilt auf einen oder zwei Monatsdurchläufe.
• 200 Beschäftigte. Akademie: rund 178.000 €. Inhouse: zehn Tage, 28.000 €, plus die Organisation von zehn Terminen. GO: 200 × 140 € = 28.000 €, verteilt auf vier bis fünf Monate, ohne dass jemand bei Euch einen Projektplan schreibt.

Ab etwa 100 Personen liegen Inhouse und GO beim Seminarpreis gleichauf. Der Unterschied ist dann nicht das Geld, sondern die Frage, ob Ihr einen Zuschnitt auf Eure Abläufe braucht (Inhouse) oder eine verlässliche Grundlage für alle ohne eigenen Organisationsaufwand (GO). Viele Unternehmen machen beides: GO für alle, Inhouse für die Abteilungen mit sensiblen Daten.

Was ist gefördert?

Für angestellte Belegschaften kommt das Qualifizierungschancengesetz in Frage (bis zu 100 % der Kurskosten und 75 % der Lohnkosten bei kleinen Unternehmen), es setzt aber eine AZAV-Zulassung des Anbieters voraus, die die meisten KI-Anbieter, auch Synnous, nicht haben. Die KOMPASS-Förderung gilt nur für Solo-Selbstständige. Als betriebliche Weiterbildung sind die Kosten in der Regel als Betriebsausgabe absetzbar. Wer einen Förderbescheid hat, fragt vor der Buchung, welcher Anbieter darunter fällt; die Antwort ist selten der günstigste. Einen Überblick über die Programme gibt der Blogbeitrag Fördermittel zur Mitarbeiter-Qualifizierung; die AZAV-geförderte Variante von Synnous ist die Weiterbildung zum KI-Transformationsmanager.

Quellen: Öffentliche Preislisten von Fraunhofer Academy, TÜV Akademie, Haufe Akademie, cmt Training und IT-Schulungen.com für Live-Online-KI-Grundlagenseminare, abgerufen Juli bis September 2026; öffentliche Preisseiten von Anbietern für Art.-4-Klickkurse und Kurz-Webinare (unter anderem Provimedia, ALVATAR, regulaid, KI-Trainingakademie, Solvie und Kollegen), abgerufen im September 2026; LinkedIn-Learning-Listenpreis (379,88 USD je Nutzer*in und Jahr); Marktkorridor Inhouse aus 24 verifizierten Anbieterseiten, Juli 2026; eigene Preisliste Synnous Consulting GmbH.