KI-Schulung für Mitarbeitende nach Art. 4 EU AI Act: Was wirklich verlangt ist

Seit Februar 2025 müssen Unternehmen etwas für die KI-Kompetenz ihrer Leute tun. Seit Juli 2026 steht im Gesetz genauer, was: Maßnahmen ergreifen, kein Niveau garantieren. Was das konkret heißt, was als Nachweis reicht und was eine Schulung der ganzen Belegschaft kostet, steht hier ohne Angstwerbung.

Was Art. 4 seit Juli 2026 tatsächlich sagt

Der Artikel ist kurz. In der Fassung des Digital Omnibus lautet Absatz 1 sinngemäß: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Zu berücksichtigen sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, der Einsatzkontext und die Personen, bei denen die Systeme eingesetzt werden. Und ausdrücklich: Die Pflicht verlangt nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.

Bis zum 26. Juli 2026 stand dort noch, Unternehmen müssten „nach besten Kräften" ein „ausreichendes Maß" sicherstellen. Der Unterschied ist juristisch der zwischen einer Ergebnispflicht und einer Bemühenspflicht. Praktisch ändert sich weniger, als es klingt, denn drei Dinge gelten unverändert:

• „Betreiber" ist jedes Unternehmen, das KI beruflich nutzt. Wer ChatGPT für Angebote, Copilot für Protokolle oder ein KI-Übersetzungstool im Kundenservice einsetzt, ist Betreiber. Es gibt keine Bagatellgrenze und keine Mindestgröße.
• Verlangt sind Maßnahmen, die zum Einsatzzweck passen. Für die Assistenz, die Mails mit KI vorformuliert, heißt das etwas anderes als für die Personalabteilung, die Bewerbungen mit KI vorsortiert. Für Hochrisiko-Systeme gelten die strengeren Anforderungen an die menschliche Aufsicht (Art. 26) unverändert, nur später.
• Der Nachweis ist die Dokumentation, nicht ein Siegel. Es gibt kein amtliches „EU-AI-Act-Zertifikat" für Mitarbeitende. Was zählt, ist ein Beleg: Wer wurde wann von wem zu welchen Inhalten geschult. Die Kommission hat angekündigt, Praxisbeispiele für die Erfüllung der Pflicht zu veröffentlichen; bis dahin ist ihr Repository zu KI-Kompetenz die beste Orientierung.

Was eine KI-Schulung für die Belegschaft abdecken muss

Aus dem Wortlaut und den Leitlinien der EU-Kommission lässt sich ein Mindestinhalt ableiten. Eine Schulung, die diese vier Punkte nicht behandelt, erfüllt den Zweck nicht, egal wie das Zertifikat heißt:

1. Funktionsweise und Grenzen. Was ein Sprachmodell tut, warum es überzeugend danebenliegt, wie man erfundene Antworten erkennt.
2. Sicherer Umgang mit Daten. Welche Daten nie in ein öffentliches Chatfenster gehören, was die DSGVO verlangt, welche Werkzeuge im Unternehmen freigegeben sind.
3. Rechtlicher Rahmen. Die eigenen Pflichten aus dem EU AI Act, insbesondere Kennzeichnung und verbotene Praktiken.
4. Anwendung im eigenen Alltag. Prompting, das im Job funktioniert, und mindestens ein Werkzeug, das die Person danach wirklich nutzt.

Ein Video-Kurs, den niemand zu Ende schaut, ist keine Maßnahme, die die Entwicklung von KI-Kompetenz unterstützt. Eine Live-Session, an der die Person nachweislich teilgenommen und danach einen Test bestanden hat, ist es.

Was als Nachweis genügt

Für die Dokumentation reicht ein Beleg je Person mit vier Angaben: Name, Datum, Inhalte, Anbieter. Sinnvoll ist eine bestandene Wissensprüfung dazu, weil sie zeigt, dass die Inhalte angekommen sind und nicht nur ausgestrahlt wurden. Der Beleg gehört in die Personalakte und in ein zentrales Verzeichnis, damit die Geschäftsführung auf die Frage „Wer bei Euch ist geschult?" eine Liste vorlegen kann statt einer Vermutung.

Was in einer Schulung hängen bleibt und was nicht, haben wir nach einem Jahr KI Business School im Blog aufgeschrieben: Was KI-Lernen braucht. Woran man Anbieter erkennt, die zu viel versprechen: Sie nennen ein „EU-AI-Act-Zertifikat" (gibt es nicht), drohen mit 35 Millionen Euro Bußgeld für fehlende Schulung (gilt für Art. 5, nicht Art. 4) oder versprechen „Rechtssicherheit" (die kann kein Kurs garantieren).

Was eine Schulung der ganzen Belegschaft kostet

Die ausführliche Rechnung mit versteckten Kosten und Beispielen für 25, 50 und 200 Beschäftigte steht im Artikel Was kostet eine KI-Schulung für Mitarbeitende 2026?. Die drei Wege schließen sich nicht aus. Ein Inhouse-Workshop lohnt sich für ein Team mit sehr eigenen Abläufen. Ein offener Tag bei einer Akademie passt für einzelne Personen. Für die Aufgabe, alle auf einen Stand zu bringen, ist der Preis je Kopf entscheidend, und dort ist die offene Live-Schulung in gemischten Runden das Format, das trägt: dieselbe Trainerzeit verteilt auf viele Unternehmen.

Häufige Fragen

Müssen auch Mitarbeitende geschult werden, die KI nur gelegentlich nutzen? Ja, sofern sie KI-Systeme im Auftrag des Unternehmens einsetzen. Der Umfang darf zum Einsatzzweck passen: Grundlagen für alle, Vertiefung für die Bereiche mit sensiblen Daten oder Entscheidungen über Menschen.

Reicht eine interne Schulung durch eine Kollegin? Grundsätzlich ja, wenn Inhalte und Teilnahme dokumentiert sind und die Person das nötige Wissen hat. In der Praxis scheitert es meist an der Zeit und daran, dass niemand im Haus den Rechtsteil sauber abdeckt.

Bis wann muss geschult sein? Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025, in der Fassung des Digital Omnibus seit dem 27. Juli 2026. Seit dem 2. August 2026 sind die nationalen Aufsichtsstrukturen anwendbar. Wer heute noch keinen Plan hat, sollte den nächsten Durchlauf nehmen, nicht das nächste Quartal.

Hat der Digital Omnibus die Schulungspflicht abgeschafft? Nein. Der Vorschlag der Kommission vom November 2025 hätte die Pflicht der Unternehmen gestrichen und durch einen Auftrag an Kommission und Mitgliedstaaten ersetzt. Das Europäische Parlament hat das im März 2026 abgelehnt. Die verabschiedete Fassung (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026) hält die Pflicht als Bemühenspflicht: Maßnahmen ergreifen, kein Niveau garantieren.

Was ist mit Hochrisiko-KI in HR oder Kreditvergabe? Dafür gelten zusätzliche Pflichten nach Annex III. Der Digital Omnibus hat ihre Anwendung auf den 2. Dezember 2027 verschoben (Annex I: 2. August 2028). Die Kompetenzpflicht nach Art. 4 gilt unabhängig davon schon jetzt.